Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Len Messerschmidt, Norderreihe 21, 22767 Hamburg. E-Mail: hello@emuchat.de

2. Hosting

emuchat.de und app.emuchat.de werden bei der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Espelkamp, in Rechenzentren in Deutschland betrieben. Mit mittwald besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

3. Server-Logs

Beim Aufruf der Seiten verarbeitet der Webserver technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser-Kennung), um die Seiten auszuliefern und Angriffe abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logs werden nach kurzer Zeit gelöscht.

4. Konto und Anmeldung

Für ein Konto verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, deinen Namen, optional Profilbild, Status und Zeitzone sowie Anmeldesitzungen (IP-Adresse, Browser-Kennung) zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Anmeldung schicken wir dir einen Link per E-Mail. Änderungen an Mitgliedschaften und Rechten werden im Protokoll des Workspace festgehalten.

Hat deine Firma Single Sign-on eingerichtet, meldest du dich über ihren Identity Provider an. Er übermittelt uns deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und eine Kennung deines Kontos; wir speichern die Verknüpfung, solange SSO eingerichtet ist. Für die Verarbeitung beim Identity Provider ist deine Firma verantwortlich. Im Verzeichnis eines Workspace können Titel, Abteilung und Vorgesetzte eingetragen werden – sichtbar für dessen Mitglieder. Legt ein Workspace eine Aufbewahrungsdauer fest, löschen wir ältere Nachrichten mit ihren Dateien automatisch.

5. KI-Funktionen

Der Webbot, Zusammenfassungen, Antworten in der Suche und die KI auf Boards sind ausgeschaltet, bis die Inhaberin oder der Inhaber eines Workspace sie einschaltet. Dann übermitteln wir für jede Anfrage die nötigen Nachrichten (Text, Namen der Verfassenden, Zeitpunkt) bzw. auf Boards nur die Anfrage und die Texte der ausgewählten Formen (ohne Namen) an die Claude-API der Anthropic PBC (USA), die daraus die Antwort erzeugt. Anthropic verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter, nutzt sie nicht zum Training der Modelle; die Übermittlung in die USA stützt sich auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Gelesen wird nur, was die fragende Person ohnehin sehen darf; gespeichert werden bei uns nur die Antworten, die der Webbot in einen Channel schreibt, und die Zahl der Anfragen.

6. Apps, Integrationen und geteilte Channels

Admins eines Workspace können Apps installieren (z. B. GitHub, inhouseticket oder eigene Tools). Eine App liest und schreibt nur in den Channels, zu denen sie hinzugefügt wurde. Hinterlegen Admins für eine App eine Such-Adresse, übermitteln wir bei einer Suche den Suchbegriff sowie Name und E-Mail-Adresse der suchenden Person an dieses Tool, damit es passende Treffer liefern kann; verantwortlich für das Tool ist der jeweilige Anbieter. Wird ein Channel mit einer anderen Firma geteilt, sehen deren Mitglieder, die beitreten, den Channel mit Namen und Profilbildern der Personen darin.

7. Teilen-Links für Boards

Schaltet die Inhaberin oder der Inhaber eines Workspace Teilen-Links ein, können Mitglieder Links zu einzelnen Boards erstellen. Wer einen solchen Link öffnet, braucht kein Konto: Wir fragen nur nach einem frei wählbaren Namen. Er bleibt im Browser der Person gespeichert, ist für alle auf dem Board sichtbar (Mauszeiger) und wird bei Kommentaren als Name der Verfasserin oder des Verfassers gespeichert. Wir speichern dazu eine zufällige Gast-Kennung, damit eigene Kommentare wiedererkannt werden – keine E-Mail-Adresse. Verantwortlich für die Inhalte des Boards ist der Workspace, der den Link erstellt hat; Rechtsgrundlage ist dessen berechtigtes Interesse an der Zusammenarbeit mit Externen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gast-Kommentare werden mit dem Board oder dem Kommentar gelöscht; ein widerrufener oder ausgeschalteter Link funktioniert sofort nicht mehr.

8. Cookies

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG): für die Anmeldung und – nur beim Öffnen eines Teilen-Links – für den Link selbst (12 Stunden) und die Gast-Kennung (30 Tage). Es gibt keine Werbe- oder Tracking-Cookies.

9. Reichweitenmessung

Auf emuchat.de und in der App (app.emuchat.de) messen wir Seitenaufrufe mit einer selbst betriebenen Matomo-Installation in Deutschland – ohne Cookies und ohne Auslesen von Geräteinformationen. In der App übermitteln wir nur die Art der Seite (etwa „Channel“ oder „Board“), nie Namen von Workspaces, Channels oder Personen, Seitentitel, Suchbegriffe oder Inhalte. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem nutzerfreundlichen Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Do-Not-Track und Global Privacy Control werden beachtet.

10. Zwecke, Speicherdauer und Entscheidungen

Verarbeitungszwecke sind die Bereitstellung von emuchat (Konto, Anmeldung, Workspaces, Nachrichten, Dateien, Boards, Tickets), die Sicherheit des Dienstes (Schutz vor Missbrauch, Protokolle) und die Reichweitenmessung auf dieser Website. Rechtsgrundlage ist der Vertrag mit dir bzw. deiner Firma (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für Sicherheit und Messung unser berechtigtes Interesse (lit. f). Wir speichern Daten, solange dein Konto oder der Workspace besteht und es die Aufbewahrungsregeln des Workspace zulassen; danach werden sie gelöscht. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

11. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, etwa dem Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit. Schreib uns einfach an hello@emuchat.de.